5 soovitust, kuidas leida kinnisvara korrashoiu sektoris konkurentsieeliseid

See artikkel originaalselt ja täispikkuses ilmus Kinnisvara uudiste portaalis.

Olen rääkinud enam kui 300 inimsega kinnisvara korrashoiu sektoris ja julgen väita, et tehnoloogiline areng kinnisvara korrashoiusektori tööprotsessides on veel lapsekingades. 

Ettevõtete äriprotsessid põhinevad mineviku arengutel ja harjumustel, mida on väga raske muuta, sest tehnoloogiliste uuenduste läbiviimine on aeganõudev ning sunnib töötajaid ümber õppima.

Arvan, et konkurents on innovatsiooni edasiviiv jõud. Ettevõtted, kes on mõelnud ette, kuidas oma teenuseid või tooteid tehnoloogiliselt uuendada enne teisi ettevõtteid omavad selget konkurentsieelist.

On oluline meeles pidada, et just kinnisvaraobjektide tõrgeteta toimimise ja jätkusuutlikkuse tagamisel on kinnisvara korrashoiu teenusel ülioluline roll.

Niisiis, milliseid tegevusi kinnisvara korrashoid endas hõlmab?

Täpsemalt – kinnisvara korrashoiu alla kuulub järgnevate süsteemide haldamine ja hooldamine:

1. Hooned
2. Seadmed
3. Kommunaalteenused
4. Seadmete süsteemid 

Kuigi kinnisvara korrashoiu sektor ei ole oma olemuselt võluv sektor, siis on see kindlasti oluline sektor, mis tagab kinnisvara tõhusa toimimise, ohutuse ja pikaealisuse.

Ilma tõhusa kinnisvara hoolduseta seisaksid ettevõtted ja organisatsioonid silmitsi märkimisväärsete väljakutsetega oma tegevuse teostamisel. — Mihkel Nanits

Eesti tarkvaraettevõte Saago Tech OÜ on võimaldanud mitmel kinnisvara korrashoiu sektori ettevõttel tarkvara tehnoloogia abil oma protsesside täiustamist alljärgnevalt:

1. Lihtsustanud ülevaate saamist erinevatest ettevõttesisestest töövoogudest.
2. Aidanud tööprotsesside efektiivistamisel aega kokku hoida. 
3. Automatiseerinud pakutavate teenuste hooldusgraafikud. 
4. Muutnud alltöövõtjate haldamise lihtsamaks

Kõige levinumad kitsaskohad kinnisvara korrashoius on infopuudusest ja tarkvarade vähesest kasutamisest tingitud probleemid. 

Tehnoloogiline tase võib ettevõteti olla väga erinev. Seda seetõttu, et mõne ettevõtte jaoks on igapäevane töö paberaktide, Outlooki või Gmaili kalendriga, mõlema kombinatsioonga või Microsoft Exceli failidega normaalsus milles töid korraldatakse. 

Kõik need olemasolevad tööriistad omavad mingit osa ettevõtte andmetest, mis tähendab et klientide andmed on laiali erinevate tarkvarade, paberite, inimeste vahel ja keskset ülevaadet klientidest pole. Ettevõtte juhina on väga keeruline langetada ärilisi otsuseid, kus keskset tarkvara põhiteenuse pakkumise ülevaate saamiseks ei eksisteeri. 

5 kõige levinumat probleemi kinnisvara korrashoiu sektoris ja kuidas neid lahendada 

1. Tehniku ​​töövoogude juhtimine kinnisvara korrashoius

2. Automaatsete hooldusgraafikute administreerimine

3. Hoolduspäevikute pidamine

4. Automatiseeritud arvete koostamine

5. Hinnapakkumiste koostamine ja töösse suunamine

1. Tehniku ​​töövoo juhtimine kinnisvara korrashoiu sektoris

Tööaja jälgimiseks on tarkvaraturul palju lihtsaid lahendusi ja mõned ettevõtted kasutavad isegi kontoris NFC-valideerimist. Siiski on siin oma keerukus, kuna kõik lihtsad lahendused on väga elementaarsed ega võta arvesse kinnisvara korrashoiu sektori spetsiifikat:

1. tööülesanded asuvad erinevates hoonetes ja erinevatel seadmetel
2. üksikud tööülesanded peavad olema klientide poolt allkirjastatud
   
3. kliendid on infosulus, st. neil ei ole infot eelseisvate hooldustööde kohta
   

Meie Saagos lahendame klientide kinnisvara korrashoiu probleeme igapäevaselt, kuna oleme loonud lihtsa SaaS (software as a service) teenuse.

Saago võimaldab töötajate tööülesannete täitmist reaalajas jälgida. Tehnik teostab oma tavapärast tööd, kuid täidab kogu info telefoni või tahvelarvuti ekraanil kuvatud juhiste alusel ja annab seeläbi tagasisidet kontoritöötajatele.

„Saago kasutamise peamiseks põhjuseks oli tehnohooldustööde planeerimise parem mõistmine ja paberdokumentidest loobumine. Arvan, et Saagoga oleme sellega hakkama saanud!”  — Stell Eesti AS-i (endine ISS Eesti) piirkonnajuht.

2. Ennetava hoolduse tähtsus ja kuidas seda teha

Mitte ainult kinnisvara korrashoius, vaid ka seadmete hoolduses on levinud probleeme ennetava hoolduse ajakava täpsuse ja leitud probleemide tagasisidega. 

Ennetavad hooldused peavad olema automatiseeritud ja pikendama kinnisvara või seadme eluiga. Tuleviku probleemide vältimiseks tuleb üksikasjalik hooldusajalugu kirjeldada üleandmisaktidel ja hoolduspäevikutes. 

See on paljudele ettevõtetele keeruline probleem, kuna turul pole häid tarkvaralahendusi ja seetõttu on paljud perioodilised hooldusgraafikud kirjeldatud tavalises kontoritarkvaras:

1. Outlooki kalender
2. Google kalender 
3. ja mõnel juhul isegi paberkandjal või Exceli failis.

Saago võimaldab lisada hooldusgraafiku reegleid ja tegevusi ühe klõpsuga kõikidele oma kinnisvaraobjektidele või seadmetele. Saagos saate koostada oma digitaalsed hoolduslepingud ja alustada kogu oma kliendiportfelli haldamist mõne minutiga. Kõik on automatiseeritud ja toimub teie sisendi põhjal.

3. Digitaalne hoolduspäevik  - on see vajalik?

Kinnisvara hooldusettevõtete jaoks ajakohastatud ja hõlpsasti juurdepääsetavate hoolduspäevikute pidamine on üks raskemaid asju.

Mõnest kinnisvarahoonest leiab seinal või laual hoiustatud paberkladesid, mõnest ei leia neid üldse. Hoolduspäevikute ajakohastamine kogu teabega on kinnisvara või seadme hoolduse ülioluline osa – see on lahutamatu osa probleemide ennetamisel ja vältimise.

Saago on hoolduspäevikute pidamise lihtsaks teinud. Tööülesannete digitaliseerimisega muudetakse kõik hoonetega ja seadmetega seotud ülesanded ja lahendused digitaalseks ning nendest jääb maha „digitaalne ajavoog“, mida on võimalik igal hetkel taas esitada.

4. Kuidas aegunud arveldusprotsess teie raha kulutab?

Äriprotsessid on aja jooksul muutunud. Varem oli arvete koostamine äri tegemise lõbus osa, kuid tänapäeval enam mitte. Paljud ettevõtted tuginevad endiselt paberkandjal üleandmisaktidele, mis kantakse iga tööpäeva lõpuks käsitsi raamatupidamisprogrammi.

Mõnikord on ka juhuseid, kus arveldatavad üleandmisaktid lähevad kaduma ja mõnikord ei leia aktid oma teed isegi nädala lõpuks raamatupidaja lauale.

Kõik käsitsi teostatavad tegevused on väga aeganõudvad ja ebaregulaarsed ning info paberilt raamatupidamisprogrammi sisestamisel võib esineda ka vigu.

Õnneks on Saago selle lõbusa osa arvete tegemisest enda tarkvarasse alles jätnud. Saagoga on arvete koostamine automaatne ja lihtne, isegi kui peate haldama väga suurt kinnisvara objektide või seadmete portfelli.

Saago on rääkinud enam kui 300 ettevõttega ja paljud neist mainivad kahte peamist arve tegevust arvete koostamisel:

1. Arve alusandmed saadakse alles siis, kui mu tehnik tööpäeva lõpus tagasi kontorisse jõuab ja käsitsi kirjutatud info paberil meie raamatupidajale annab.

2. Arved koostatakse siis, kui raamatupidaja sisestab paberil oleva info meie raamatupidamistarkvarasse, et saaksime kliendile arve saata.

Kõlab nagu tavalise tööpäeva deja vu või teie ettevõtte karm reaalsus?

Automatiseeritud raamatupidamine on sama oluline kui loogilised äriprotsessid, sest automatiseerimine aitab vältida lihtsaid, korduvaid, monotoonseid tegevusi nagu näiteks käsitsi paberite pealt info sisestamist mõnesse raamatupidamisprogrammi.

Saago võimaldab teil kõrvaldada ebaefektiivsused raamatupidamises ja toob teie jaoks uue paberivaba reaalsuse:

1. Saago võimaldab teil luua digitaalseid töökäske, mida teie tehnikud lahendavad.
2. Lahendatud töökäsud salvestatakse automaatselt Saago tarkvarasse. 
3. Kõik teostatud töökäsud suunatakse automaatselt raamatupidamisse.
4. Raamatupidaja genereerib ühe klõpsuga arveid

Õnnelik tehnik ja õnnelik raamatupidaja – mis saaks olla parem?

5. Online hinnapakkumised

Õige hinna pakkumine on kliendi võitmiseks oluline oskus, kuid võitva hinnapakkumise tegemine minuti jooksul on samuti kohustuslik. Vähemalt meie Saagos arvame nii.

Tihti ettevõtted ei mõtle sellele, et hinnapakkumiste koostamine võiks olla asi mida ettevõttes parendada, sest olemasolevate tööriistade (pdf-i. või xls. faili põhjad) kasutamine on vana ja toimiv harjumus. 

Olid ajad, kus Microsoft Office oli üks ja ainus tarkvara ettevõttes, mis suutis lahendada pea kõik ettevõtte probleemid, kuid tänaseks on äriprotsessid ja klientide vajadused drastiliselt muutunud. 

Saago klientide tagasiside näitab, et hinnapakkumiste lihtne ning kiire koostamine on oluline ning integraalne osa konkurentsi eelise saamiseks. 

Saago toote online hinnapakkumiste moodul muudab pakkumiste tegemise ettevõttes efektiivseks ja võimaldab kõikide koostatud pakkumuste salvestamist ja uuesti vaatamist piiramatu aeg. Sellest tulenevalt saate kogu oma kliendiportfelli hinnapakkumisest kiire ning täpse ülevaate.

Miks siis ikkagi peaks kinnisvara korrashoiu ettevõtted edu saavutamiseks oma digitaalseid lahendusi uuendama?

Kokkuvõtteks võib öelda, et ettevõtetel on palju rohkem probleeme, mis vajaksid lahendamist, kuid Saago poolt ülaltoodud 5 väljakutsega esmajärjekorras tegutsedes on võimalik saavutada kiire ja kõige nähtavam konkurentsieelis kinnisvara korrashoiu sektoris. 

Iga ettevõte ise otsustab, kuidas oma probleemidele vastuseid leida, kuid meie hinnangul on lahendused turul juba olemas.

Saago soovitab ettevõtetel hakata mõtlema enda organisatsiooni pikale perspektiivile ja selleks võtke esmalt initsiatiiv ja lahendage olemasolevad väljakutsed. 

Hankige selline kinnisvara korrashoiu kuupõhine teenus nagu Saago ja te olete juba sammu võrra lähemal oma protsesside efektiivistamisele ja kasumlikuks olemisele.

Lõppkokkuvõtteks, kinnisvara korrashoiu sektor kahtlemata elutähtis ja arenev, kuid see vajab kasvamiseks ja edu saavutamiseks tehnoloogilisi uuendusi.